24小时服务热线

座机:010-89777912

手机:15901558886

机房建设及弱电工程一站式设计施工专家

智能建筑 > 无纸化会议系统

智能建筑Intelligent building
无纸化会议系统

无纸化会议系统解决方案



一、 产品背景
企业现场会议问题

通过调研和客户访谈,企业会议存在如下需求和开展过程中的痛处:
1) 开会的准备周期长、效率低,要经过打印、装订、分发、签到、收集投影资料等过程,效率有待提高。
2) 会议成本高,打印或复印大量会议资料,耗费大量的纸张,还存在装订出差错的可能;
3) 含有经营数据、战略规划案、市场营销案等高度保密的会议资料的打印和分发,会导致泄密。
4) 现场会议或大型会议坐后排参会者在看会议资料时,看不清的阻碍;
5) 移动办公的需求,想要轻便、简单而又高效;
6) 会前阅读会议材料,需要标记或者笔记资料内容和自己观点,但缺少一种工具在会前和会中都可方便使用。

timg (1).jpg

            使用自动化会议系统的好处

针对企业会议的问题和痛处,通过使用自动化会议系统,我们可以解决如下问题:

1) 提高办公效率。将会议过程中的各环节无纸化、无线化,将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程,将频繁召开的会议全部搬上电子平台,这样管理者可以在更短时间内完成多于以往的任务。

2) 降低办公成本,包括打印、复印、装订、会议配套设备(投影仪、移动白板、白板笔等)所产生的费用;

3) 解决会议投影内容看不清,姿势累的问题;

4) 满足移动办公需求,带平板、笔记本、手机即可参会,轻便、简单、高效;

5) 不需要每个会议室都配备投影仪,系统通过同屏可以起到同屏浏览的效果,没有投影仪也可聚焦重点;
timg.jpg

使用前后的对比

使用自动化会议系统场景一:

使用前开一些领导决策的相关会议,综合部或者会议服务者要为各个与会领导打印相关资料,以便会上查看材料和发言。这一项准备工作,非常耗费时间,也难免出错,同时耗费大量耗材成本。尤其是当有大量文档的时候,此问题更严重。作为参会者,可能自己带笔记本电脑入会,也可能直接使用打印的资料。

使用后:会议资料无需再打印,只需把会议资料上传到服务端就已经准备完毕。每一位参会者都会有一台安装“无纸化无线会议客户端的平板,相当于一个“个人会议终端”,可通过无线网络访问到已经准备好的会议资料。无需麻烦的用笔记本或使用打印的资料。

使用自动化会议系统场景二

使用前会议参会者众多,后排总有人看不清投影内容。

使用通过“个人会议终端”,可方便浏览已上传的会议材料,选择同屏,可跟随主讲人当前屏幕内容。
使用自动化会议系统场景

使用前领导需要发言,翻打印的资料指住某一页并且进行发言,所有参会者跟随一起翻打印的资料。或者在电脑上打开该资料,然后连接投影设备,进行发言,当有多人需要发言时,需要切换设备等过程操作。
 
使用主讲人可在参会者之间切换,切换后可把已经准备好的会议资料打开,所有参会者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。

应用价值
   该会议系统是一套会议的辅助工具,通过多种终端设备的屏幕同屏,及会议相关的辅助功能,解决企业无纸化会议的需求,解决参会者就近共同查看会议资料的难题,及会议过程中的障碍,达到降低企业会议成本、加强企业的会议管理、提高会议沟通效率和效果的目的。

  本系统主要由“会议服务端”和“个人会议终端”组成。
“会议服务端”主要包含会议控制服务、会议资料解析转换服务、会议资料存储服务等。
“个人会议终端”是运行在笔记本或移动终端上的应用软件,包括PC浏览器上WEB版本、基于移动设备的安卓客户端应用、IOS客户端应用,“个人会议终端”由个人使用,通过WIFI、3G、4G网络登入会议系统。

本产品与其它同类产品的竞争优势

产品支持多终端同时参会

本产品支持用苹果的iPad、安卓平板、安卓大屏手机、笔记本电脑、PC机等设备共同参会。采用PC和笔记本参会,将为企业最大化利用现有投资。

产品支持多议题会议模式

本产品根据客户需求的反馈,为满足集团型企业、政企单位等现场会议需求,开发了同一会议多子议题的功能,满足不同议题主讲人员分别指定、分权限控制能查看的会议资料的需求。

产品支持多种会议资料类型

产品支持的会议资料类型有:DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。

安全与稳定性

操作系统更优异:会议系统运行Liunx操作系统平台上,比一般厂家windows平台的补丁不断、黑客攻击、木马侵入等更安全和稳定。

应用服务更安全:提供帐号的认证、离线即删除资料等功能,保障阅读者的身份控制和会议资料的安全。现有一些厂家是直接下载的SD卡中,能被第三方应用使用,或者被复制。

系统角色及权限描述

1).主持人

1、 主持人可通过“会议应用服务器”创建“会议”。

2、 可赋予与会人员主讲权限。

3、 可控制会议进程,切换各个会议议题。

4、 与会过程可发起“投票”会议功能。

5、 会议结束后,可查看保存的会议资料。

2).主讲人

1、 可上传会议资料;

2、可签到会议;

3、 可操作同屏会议资料,并进行重点标注;

4、 可全屏显示同屏的资料;

5、 可隐藏标注和取消一步标注;

6、 可参与投票;

7、 可在会中载入和书写笔记。

3).参会者

8、 会中,手机、PAD、PC可同屏接收到被共享的文档内容;

9、 可退出同屏,自己浏览会议资料;

10、 可申请成为主讲人;

11、 参与投票;

12、 可在会中载入和书写笔记。

4).来宾

13、 可登录系统,看到属于该来宾的当前会议。

14、只具有观看权限,不能申请主讲等。

、业务流程及系统功能

核心业务流程

创建会议流程

系统支持所有注册用户创建会议,董事会会议、总经理办公会议一般由对应的办公厅或综合部秘书创建。该会议类型是私秘性会议,即只有被邀请的人员才能参加。具体流程见下。

创建会议流程1.png

主讲人参会流程

主讲人是当前议题的主讲人,每议题的主讲人可分别在创建会议时指定。主讲人进入会议并开始演讲的流程如下。

一般参会者参会流程.png

                                                                                                                                             会议管理端功能
登录系统

输入系统的登录信息(用户名和密码、验证码),通过用户身份认证后,可登录本系统并进入会议管理控制台。 

会议管理

系统支持任一认证用户新建会议,并可创建“会议议程”及议程匹配的会议资料和参与议题讨论的人员。认证用户可查看在线会议列表、浏览会议资料、查看会议详细信息。主持人或管理员可管理会议资料。遇到会议有变更,可变更会议信息。

用户管理

会议管理员可根据自身组织情况,新建、删除、编辑企业内会议系统的用户。并根据员工情况可管理使用系统的状态:正常使用、锁定不能登录、阻止使用。
用户组管理

系统管理员及会议管理员可创建用户组,即把经常参加会议的人员归集到一个组中,在创建会议并选择用户组后,组成员都将成为议题内参会人员。